GTD: Getting Things done – Selbstmanagement Methode

Selbstmanagement – Auszug aus Wikipedia:

Der Begriff Selbstmanagement bezeichnet die Kompetenz, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten. Dazu gehören Teilkompetenzen wie zum Beispiel selbstständige MotivationZielsetzungPlanungOrganisationLernfähigkeit und
Erfolgskontrolle durch Feedback.

GTD (Getting Things Done) ist eine Methode, die von David Allen konzipiert wurde und in seinem gleichnamigen Buch vorgestellt wurde. Die deutsche Übersetzung des Titels lautet „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“. Die Kritiken auf Amazon lassen vermuten, dass die Übersetzung nicht ganz geglückt ist. Die englische Originalfassung ist wirklich leicht zu lesen – vielleicht einen Versuch wert.

GTD adressiert vor allem folgende Gesichtspunkte des Selbstmanagements:

  • Organisation
  • Planung
  • Erfolgskontrolle durch Feedback

Für Zielsetzung und Motivation hat David Allen auch etwas über, diese Themen sind aber nicht unbedingt die Schwerpunkte.

GTD – Die Kernpunkte:

Ich möchte kurz die Kernpunkte der Methode anreissen und so Lust auf das Buch machen.

  • Erfassung sämtlicher Inputs in einem Eingang
    Während der Produktivsetzung der Methode als auch im laufenden Betrieb sollen sämtliche Inputs (Gedanken, Post, E-Mails, Tasks, Projekte, Telefonanrufe, was auch immer) in einem „Eingang“ gespeichert werden. So bald man der Methode vertraut entspannt sich das endloose Wirrwarr der Gedanken merklich. Alles, was einem zwischendurch einfällt wird erstmal im System erfasst. Damit kann es nicht mehr verloren gehen. Später haben wir noch immer die Wahl, den Punkt zu löschen, auf später zu verschieben, etc.
    Der Aufbau des notwendigen Vertrauens ins System baut sich nach und nach auf – je öfter man merkt, dass es funktioniert desto größer wird es.
  • Durcharbeiten (siehe Workflow weiter unten) des Eingangs.
    Jedes Element im Eingang wird sequentiell nach bestimmten Kritieren analysiert und der nächste Schritt zu diesem Thema identifiziert und definiert.
  • Speichern im passenden Ordner
    Neben den berühmten 43 Ordnern (31 Tage, 12 Monate) gibt es noch weitere „Ordner“, die temporär oder permanent Einträge aufnehmen können. Dazu gehören unter anderem „Referenzmaterial“, „Warten auf“, „Projekte“ uvm.
  • Planung und Kontrolle
    Täglich erfolgt die Kurzfristplanung, wöchentlich eine Art „Kalibrierung“ für sich selbst sowie die Durchsicht des gesamten Arbeitsvorrats und Überprüfung, ob wir uns am richtigen Weg hinsichtlich des „Big Pictures“ befinden.

GTD – Der Workflow:

GTD_WorkflowDie Methode orientiert sich an wenigen konkreten Fragen, die man zu jedem Eintrag im Eingang beantwortet und anschließend die entsprechende Aktion setzt.

GTD – Umsetzung:

Zur Umsetzung gibt es ein einfaches papierbasiertes System, das David Allen vorschlägt. Manche Menschen verwenden Google Mail mit seinen Labels um GTD umzusetzen. Lifehacker (Englisch) hat auch eine Anleitung dazu. Manche setzen auf Evernote zur Umsetzung. Natürlich gibt es auch Online-Varianten, wie z.B. Vitalist. Versionen mit Android/IPhone/etc. Synchronisation und Implementierung gibt es auch – RememberTheMilk dürfte eine beliebte Variante sein.

Wie man GTD mit Freemind umsetzt folgt in einem der nächsten Posts.

GTD – wie es wirkt

Wie bei vielen anderen Ansätzen ersetzt GTD natürlich auch nicht die eigentliche Arbeit. Im gleichen Verhältnis wie man Vertrauen in sich und das gewählte System aufbaut verringert sich die geistige Anspannung. Neue Ideen können schnell und einfach aufgenommen werden, schwirrend nicht mehr im Kopf herum, kosten keine Gedanken-Kapazität. Man entspannt zusehends, schläft besser (zumindest wenn man diesbezüglich anfällig ist) und bekommt trotzdem (oder gerade deshalb) mehr erledigt.

Die Menge an Tasks kann am Anfang erdrückend sein – aber so sieht man wenigstens auf einen Blick, wo man Schwerpunkte und Prioritäten setzen muss.

GTD hat auch Grenzen

toolboxGTD ist eine geniale Methode. Setzt man sie ein, organisiert man sich besser. GTD kann dabei helfen festzustellen, wo Verbesserungspotential schlummert.
Lösungen muss man selbst erarbeiten, umsetzen, dran bleiben. Die notwendige Energie dafür gewinnt man zu einem guten Teil durch den Einsatz der Methode.

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