Eine GTD-Variante – Schritt 3 – Eingang aufarbeiten

Im Schritt 2 haben wir unseren Eingang gefüllt und danach eine schöpferische Pause eingelegt. Der Eingang kann jetzt je nach Granularität und persönlicher Situation gerne 500 oder mehr Einträge haben.

Als ich diesen Prozess gestartet habe fühlte ich mit beeindruckt von der Menge der Aufgaben. Auch ein bisschen ängstlich und überwältigt. So klar hatte ich meine Aufgabensituation noch nie gesehen.

Jetzt ist die Bugwelle am höchsten, aber wir beginnen schon damit, die Dinge aus der Inbox wegzuarbeiten. Der Prozess an sich wurde schon mal in diesem Artikel vorgestellt. Jetzt sehen wir uns das in der Praxis unter Verwendung von Freemind an.

Der erste Schritt ist, sich klar zu machen, worum es bei diesem Punkt geht und ob etwas getan werden muss. In der Muster-Mindmap ist der erste Punkt „5kg abnehmen“. Es handelt sich ganz offensichtlich um ein längerfristiges Projekt. Wir sollten einen Plan erarbeiten, wie wir die 5kg Gewichtsverlust erreichen. Das klingt nach einem guten nächsten Schritt – und darum geht es bei der Verarbeitung der Inbox. Da wir gerade im Massenmodus sind, reicht uns diese Aussicht erstmal. Wir positionieren die Maus über dem Knoten und drücken die <EINFG>-Taste – ein Tochterknoten wird geöffnet. Wir nennen diesen „NTask“ oder „Next“ oder „NAktion“ oder „NSchritt“ oder was auch immer.

Wichtig ist, dass wir den gewählten Begriff konsistent in allen folgenden Punkten verwenden. Das Auge gewöhnt sich im Laufe der Zeit daran, die Mustererkennung schlägt zu und die Bearbeitung der Mindmap wird einfach schneller, wenn wir so oft wie möglich die gleichen Strukturen verwenden.

Nocheinmal <EINFG> erzeugt erneut einen Unterknoten. Dort vermerken wir, dass wir erstmal einen Plan erstellen möchten.

fm_eingang_5KG_mit_NTASK

Freemind-Knoten mit der nächsten Folgeaktivität versehen

Die Mindmap sieht in diesem Bereich jetzt so aus:

Die Unterscheidung, ob es sich um ein Ziel oder um eine Aufgabe handelt müssen wir jetzt noch nicht treffen – wichtig ist die Festlegung vom nächsten Schritt zum jeweiligen Knoten.

Fast schon sind wir diesen Task aus unserem Eingang los – wir stellen uns noch die Frage, ob der Task in <= 2 Minuten erledigt werden kann, dann würden wir ihn sofort erledigen. In diesem Fall wohl eher nicht, also bleibt jetzt nur mehr die Entscheidung offen, in welchen Ordner wir diesen Punkt verschieben möchten:

  • „Irgendwann mal vielleicht“
  • Tage/Monate
  • Kontext
  • Heute

Diesen speziellen Punkt möchte ich in einem späteren Beitrag gesonderte Aufmerksamkeit widmen, für das aktuelle Beispiel verschiebe ich nach „Irgendwann mal vielleicht“. Dazu wird der Knoten (5kg abnehmen) mit der linken Maustaste geklickt, festgehalten, runtergezogen auf „IWann“ und dort fallengelassen, in dem die linke Maustaste losgelassen wird.

fm_eingang_5kg_move

Knoten vom Eingang nach IWann verschieben

Weiter geht es mit dem nächsten Punkt, der Lese-Liste. Der nächste Schritt kann hier sein die Bibliothek aufzuräumen. Wir nehmen uns diesen Task für den nächsten Monat vor, verschieben ihn also in „Monate“ und dort zum nächsten Monat. Dazu klicken wir vorher auf den Knoten „Monate“ damit sich die Struktur öffnet:

fm_eingang_Leseliste_move

Knoten Leseliste in den nächsten Monat verschieben

Jetzt ist das Geburtstagsgeschenk an der Reihe. Nächster Schritt wird hier sein zu ermitteln, was wir für <xy> organisieren möchten. Das muss aber bald geschehen – der Punkt kommt unter „Tage“, am Besten auf morgen. Wir schließen die Monate und öffnen den Tage-Knoten. Anschließend verschieben wir den Task:

fm_eingang_Geburtstag_move

So arbeiten wir jeden Punkt im Eingang durch. Was ist der nächste Schritt und wann kann ich den erledigen?

Die fertige Muster-Mindmap gibt es hier – inklusive einigen Vorgriffen. Bisher sind die Punkte recht flach gehalten. Alles, was wir bisher getan haben könnte man mit jedem anderen Tool auch tun – selbst ein einfaches Word-File würde sich dafür eigenen.

Bald geht’s darum, wie wir die einzelnen Punkte mit Leben füllen und letztlich auch darum, wie man besser, schneller, genauer Dinge erledigen kann und dabei gleichzeitig Platz für Kreativität schafft.

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