GTD mit Freemind – Punkte mit Leben füllen = Potential des Systems nutzen

Bisher haben wir eine recht passable Umsetzung des GTD-Systems von David Allen in Freemind gesehen. Es gibt zig Systeme am Markt, sogar mehrere Leute, die die GTD-Prinzipien in Evernote übernehmen, z.B. The Secret Weapon. Andere schwören auf Papiersysteme, z.B. soll es helfen, die Todo-Liste jeden Tag sauber neu zu schreiben (so mit Bleistift und Papier, etc.). Jeder soll für sich herausfinden, mit welcher Umsetzung er am Besten kann.

An der Freemind-Implementierung schätze ich die klare aber gleichzeitig flexible Struktur, die Details zu den einzelnen Punkten und vor allem aber auch die Möglichkeit des Rauszoomens an die Oberfläche.

Zu jedem beliebigen Zeitpunkt hat man einen Überblick der Themen, die aktuell bearbeitet werden, die man vor sich her schiebt, die erledigt wurden und die noch schlummern.

In den vorigen Posts haben wir nur nächste Schritte definiert und Tasks zwischen verschiedenen Ordnern hin- und hergeschoben. Das ist schon nicht schlecht, wir können aber mehr. Nachdem Freemind kein reines GTD-Tool ist sondern einfach ein (genialer) Mindmapper sind uns kaum Grenzen gesetzt wenn es um weiterführende Informationen geht. Abhängig von der jeweiligen Beratersituation können manchmal folgende Unterpunkte in Tasks Sinn machen:

  • Links
  • Details
  • Status
  • Restaufwand
  • Team
  • Track
  • Arbeitspaketnummer
  • Steps
  • <uvm>

fm_task_ohne_history

In dieser Ansicht (die natürlich jeder für sich individuell nach seiner Situation anpassen kann und soll) sind sämtliche Informationen für die Bearbeitung dieses Punktes dargestellt. Wenn man das Tool richtig verwendet kann man nachträglich auch sehen, warum man bestimmte Entscheidungen getroffen hat, wo der Task jetzt steht und wie es weitergehen soll. Wie sich der Task entwickelt hat ist in der History abgelegt (wenn der NTask erledigt ist, wird er einfach in die History verschoben) und bei Bedarf jederzeit einblendbar. Dazu kann Freemind auch Datum und Uhrzeit anzeigen, wann jeder einzelne Eintrag erstellt bzw. bearbeitet wurde:

fm_Task_mit_history

Spontanität: Trifft man in einem Meeting auf einen Kollegen und hat ungeplant ein paar Minuten Zeit kann man gemeinsame Themen durchgehen, Ergebnisse aufschreiben und gleiche Folgeaktivitäten vereinbaren.

fm_kontext_chef

Flexibilität: Punkte können blitzschnell aus „Irgendwann/Vielleicht“ in die Top-Prio wechseln – sei es durch äussere Umstände oder auch durch plötzliche Selbsterkenntnis. Der Vorteil von Freemind liegt darin, die mit dem Punkt verbundenen Informationen nicht zu verlieren und auf einen Schlag bei Bedarf parat zu haben. Selbst nach vielen Monaten braucht es oft nur wenige Minuten um sich mit einem als erledigt gedachten Punkt wieder vertraut zu machen – einfach, weil noch alle Informationen da sind.

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