Das Pareto-Prinzip in der Beratung – oder ein Plädoyer für die letzten 20%

Beim ParPareto_prinzipeto-Prinzip handelt es sich um eine Beobachtung der Reichtumsverteilung in Italien zu Beginn des 19. Jahrhunderts.

Vilfredo Pareto untersuchte die Vermögensverteilung in Italien und fand heraus, dass ca. 20 % der Familien ca. 80 % des Vermögens besitzen.

Gemäß dem Ansatz das Rad nicht neu zu erfinden wurde daraus die 80/20-Regel. Diese besagt, dass man mit 20% des Aufwands 80% des Ergebnisses erhält. Wann sind 80% genug, wann müssen es 100% sein?Im PMBOK werden Pareto-Diagramme verwendet um z.B. 20% der Fehler zu identifzieren die 80% Qualitätsverbesserung bringen. Es macht absolut Sinn, speziell im Projektgeschäft mit knappen Ressourcen und engem Zeitplan erstmal die großen Steine aus dem Weg zu räumen, speziell wenn eine große Auswirkung sicht- und spürbar wird.

Ein typisches Verteilungsmuster zeigt, dass 80 Prozent des Ertrags von 20 Prozent des Aufwands herrühren.

Man findet Beispiele aus dem eigenen Leben und Umfeld, die der Regel entsprechen.

Man findet aber auch auf Anhieb Beispiele, die sich nicht auf den ersten Blick in 80/20 oder 75/25 oder gar 50/50 einordnen lassen. Ein Einzelhändler erwirtschaftet nicht 80% seines Umsatzes mit 20% der Kunden, noch lässt sich das über seine Produkte sagen. Ganz ähnlich ist es im Telekom-, Energie- und Versicherungsmarkt. Mit etwas Fantasie lassen sich Rohdaten natürlich so aufbereiten, dass das Pareto-Prinzip scheinbar zum universellen Gesetz wird (Im Falle des Einzelhändlers bildet man im Reporting z.B. „Kundengruppen“ und „Produktgruppen“  und schraubt so lange daran rum, bis das Ergebnis ca. den 80/20 entspricht).

Machen 80% zufrieden?

Wenn wir von einem Produkt oder einer Dienstleistung sprechen sind wir mit einem 80%igen Ergebnis in aller Regel nicht zufrieden. Weder in der Rolle als Konsument noch als Anbieter/Verkäufer. In beiden Fällen streben wir nach Vollendung – wir wollen als Käufer glücklich sein und als Verkäufer/Dienstleister am Ende des Tages mit Stolz das Ergebnis betrachten. 80%-Lösungen hinterlassen fast immer einen schalen Beigeschmack.
small_IMG_3096And7more_fused_500pix

Fürsprecher möchten die Pareto-Regel auch im Zeitmanagement positionieren. Das Argument ist, dass man mit 20% des Zeiteinsatzes 80% der Ergebnisse erzielt. Damit soll man dem Perfektionismus entkommen, nur 4 Stunden pro Woche arbeiten, etc.

Alternative Betrachtungsweise

Ich bin für vernünftige Anforderungen aber gegen halbherzige Lösungen. Anforderungen eines Kunden müssen kritisch geprüft werden. Fallen bei der Prüfung des Katalogs Anforderungen auf die keinen Mehrwert bieten, muss der Kunde darauf aufmerksam gemacht werden und die Anforderung entsprechend gestrichen werden. Setzen wir die ursprünglichen Anforderungen mit 100% ein, kommen wir dadurch vielleicht auf einen neuen Umfang von 80% oder sogar weniger. Vielleicht bewegt sich auch nichts, weil der Kunde seine Anforderungen selbst schon auf das unbedingt Notwendige reduziert hat.

Deshalb…

Selbst wenn das Pareto-Prinzip in der Beratung zutreffend sein sollte bringt die Erkenntnis absolut keinen Wert. Die vollständige Lösung ist das Ziel und der Anspruch beider Seiten.

Was tun, wenn für die Lösung nicht genug Ressourcen verfügbar sind?

Zu wenig Budget ist nicht unbedingt schlecht. Ressourcen und somit auch Geld sind rar. Unternehmen müssen, um am freien Markt überleben zu können, effizient mit ihren Ressourcen umgehen. Oft ist es erst der Kostendruck, der Innovation hervorbringt. Solange wir nicht gezwungen sind uns etwas Neues zu überlegen bleiben wir tendenziell in unseren bisherigen (Denk-)Prozessen gefangen.

Nehmen wir die Knappheit als Chance für Wachstum wahr und überprüfen nochmal genau:

  • Wurden alle Möglichkeiten zur Reduktion der Kosten in Betracht gezogen?
  • Gibt es noch Chancen zur Reduktion des Umfangs?
  • Gibt es Prozessschritte, die man weglassen kann ohne die Qualität zu gefährden?
  • Gibt es Schritte, die Jemand (kosten-)effizienter erledigen kann, z.B. Outsourcing, Offshores, spezielle Talente, besondere Skills, etc.?
  • Kann man durch frühe Kontrollpunkt Aufwände reduzieren und die Qualität verbessern (Scrum-Ansatz)?
  • Gibt es bessere Werkzeuge?
  • Kann man bestehende Konzepte/Ansätze/Ressourcen effizient wiederverwenden?
  • Gibt es Chancen das Budget zu erhöhen?

Level up

Firmen brauchen Aufträge und die Chancen stehen gut, dass der nächstbeste Mitbewerber einen unterdeckten Auftrag trotzdem annehmen wird. Also greift man wider besseren Wissens in die Trick-Kiste:

  • Reduktion des Umfangs – z.B. Anwender- oder auch technische Dokumentation wird nicht erstellt.
  • Reduktion der Kosten – z.B. durch Einsatz von billigeren Juniors, billigeren oder garkeinen Tools (billig <> günstig)
  • Reduktion der Laufzeit (Wenn man genug Druck aufbaut, werden die Mitarbeiter schneller arbeiten, so die Annahme des Managements)
  • Weglassen von Prozessschritten – z.B. Qualitätsprüfungen, weniger Tests, weniger Abstimmrunden
  • Großzügige Interpretation der Anforderungen (z.B. werden haarsträubende Theorien entwickelt, wie „fertig“ interpretiert werden kann).
  • Umdeutung (An sich eine tolles Werkzeug um „out-of-the-Box“ zu denken. Kann aber auch dazu verwendet werden um die Realität zu biegen.)
  • Das Pareto-Prinzip als Universalwaffe, wenn sonst nichts ausreichend wirkt:

Mit 20% des Aufwands erreicht man 80% der Funktionalität.

Der geübte Verkäufer setzt noch ein’s drauf und versichert, dass bei 30%iger Budgetreduktion praktisch „kaum“ Einbußen hingenommen werden müssen.

Die Konsequenzen sind klar: Unzufriedener Kunde, unzufriedene Mitarbeiter, Stress, schlechtes Klima, schlechte Projekte.

Way out

Wundersame Ressourcenvermehrung gibt es nicht. Auch sich selbst erledigende Anforderungen sind eher selten – speziell wenn man vorher genau geprüft hat, ob diese notwendig sind.

Wenn nach genauer Prüfung und bestem Wissen und Gewissen die Ressourcen für die positive Erfüllung des Auftrags nicht reichen, ist das dem Auftraggeber klar und offen zu kommunizieren, das beinhaltet die Darstellung der Konsequenzen.

Wenn trotzdem keine Einigung erzielt werden kann, ist es besser sich im Guten zu trennen als in ein vorprogrammiertes Drama zu laufen. Das Pareto-Prinzip sollte in diesem Teil der Beratung keine Anwendung finden. Die letzten 20% sind das Salz in der Suppe, die Erfüllung, die Motivation beim nächsten Projekt wieder Alles zu geben.

IMG_3096And7more_fused_blog

Advertisements
Dieser Beitrag wurde unter Allgemein, Produktivität abgelegt und mit , , verschlagwortet. Setze ein Lesezeichen auf den Permalink.

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s