TheBrain als Concept-Mapper und ToDo-Verwaltung – Teil 1

Freemind als GTD-Tool ist gut! Je nach Komplexität der Beratungssituation auch ausreichend. Spätestens wenn man sich in einem Programm oder einem Portfolio wiederfindet reichen die MindMaps nicht mehr bzw. geht selbst auf dem neuesten Rechner nichts mehr. Das liegt an der von Freemind verwendeten Programmierumgebung JAVA und zum anderen am relativ simplen Speichermechanismus – es ist keine Datenbank im Hintergrund sondern eine Mindmap ist einfach ein XML-File.

Auch die Verbindung von mehreren Mindmaps in Freemind funktioniert, eine übergreifende Volltext-Suche gibt es aber nicht.

Wenn man also an die Grenzen stößt und einfach den nächsten Schritt machen möchte, wechselt man zu einem Concept-Mapper.

OneNote (Gratis), Wunderlist (Freemium), Evernote (Freemium) sind nette Anwendungen, können aber einem Concept-Mapper nicht das Wasser reichen. Es geht eben nicht nur um Speicherung von Informationen, Mails, Attachments sondern darum, Verbindungen herzustellen und Verbindungen zu erkennen – die Daten auszuwerten und graphisch darzustellen – da fallen alle anderen Applikationen schlichtweg durch.

TopicScape 3D und TheBrain sind zwei Applikationen, die in die richtige Richtung gehen. TopicScape ist etwas behäbig und wird wahrscheinlich eher im Universitären Bereich eingesetzt. Es bietet keine Mobile Datenerfassung, keinen Web-Zugang und die Datensynchronisation ist eher schwierig und fehleranfällig.

TheBrain hingegen ist ein gutes Stück Software und bringt (beschränkte) Möglichkeiten sowohl auf der Apple-Schiene als auch in Android und eine ganz brauchbare Web-Applikation für den schnellen Zugriff.

Die Software ist nicht gratis – zumindest wenn man sie sinnvoll verwenden möchte. Die Lizenzgebühren sollten für einen Berater stemmbar sein (rund 160€ oder so im Jahr).

Was kann man damit mehr oder besser, als mit Freemind oder anderen Tools?

TheBrain ist in JAVA geschrieben und hat eine H2-Datenbank im Hintergrund. JAVA haben wir schon oben gelesen ist nicht gut geeignet für große Datenmengen. In Verbindung mit der Datenbank aber fällt dieser Hemmschuh weg, da TheBrain immer nur die aktuellen Items (dort „Gedanken“) im Speicher hält und der Rest in der Datenbank ruht. Damit spürt man kaum Performance-Einbußen, selbst bei relativ großen Brains (ich habe mehrere Brains mit 300GB und zigtausend Gedanken, Verbindungen, Attachments, etc.).

Brain kann mehrfache Eltern und „verwandte“ Gedanken verwalten. In Mindmaps kann man zu einem Eltern-Item zwar beliebig viele Kinder einfügen, hat aber kaum Möglichkeiten ein Kind auch mehreren Eltern zu unterstellen. Das Konzept der „verwandten“ Gedanken gibt es in Mindmaps überhaupt nicht.

TheBrain_SimpleStructure

Hier sehen wir den Vater als Mittelpunkt, die beiden Kinder als Kinder. Das könnten wir in der Mindmap auch machen. Jetzt haben wir aber noch die beiden Großeltern und auch die Mutter und einen Onkel in einer Ansicht.

Das nächste Beispiel ist etwas komplexer jedoch mit gleichem Prinzip. Im Mittelpunkt steht hier „Versicherungsmarkt Österreich“. Dieser ist Teil von „Europa“ und von „Weltweit“ und hat (Unmengen) von Kindern. Von seinen Eltern-Gedanken sieht man auch noch schön deren Kinder.

TheBrain_Versicherungsmarkt

Das ist nur ein winziger Ausschnitt des Brains. Die Icons und Schriftfarben werden aus der Gedankenkategorie geerbt, können aber auch übersteuert werden. Beispielsweise könnte man zu jeder der Firmen in o.a. Grafik das Logo (sehr einfach – z.B. direkt aus der Applikation via Screenshot des Web-Browsers) erfassen.

Verbindungseinstellungen

Jede Verbindung kann über Verbindungskategorie-Typ näher definiert werden oder auch mit einem Kommentar versehen werden. Das ist z.B. nützlich, wenn man in einem Unternehmen mehrere zugeordnete Mitarbeiter hat und auf einen Blick sehen möchte, wer in welcher Position tätig ist:

TheBrain_Allianz

Hier sehen wir mehrere Verbindungseinstellungen und auch schon, dass einer der Kind-Gedanken eine Verbindung vom Typ „Vorstand“ bei einem anderen Eltern-Gedanken hat.

Das Notizfenster

In der Grafik sieht man schön das Notizfenster auf der linken unteren Seite. Es ist ein Word-Processor mit Rechtschreibprüfung, Checkboxen (für Listen), schnellen Möglichkeiten für Farbenformatierungen, Sorted und Bullet-Lists uvm.

In diesem Fenster erfasse ich z.B. Besprechungsprotokolle. Der einzelne Termin ist ein Gedanke. Die Teilnehmer sind verlinkt. Die besprochenen Themen als Kind-Gedanken angeordnet. Eventuelle Unterlagen (Powerpoints, etc.) hängen als Attachments (rechte Seite unten) im Termin.

Tasks/Todos werden während der Besprechung farblich hinterlegt und im Anschluss bei Bedarf als eigene Kinde-Gedanken hinzugefügt.

Die Volltextsuche

Wie schon erwähnt, hat TheBrain eine eingebaute Volltext-Suche. Nicht nur über Gedanken, Notizen, Untertitel, Verbindungstitel, etc. sondern auch über alle eingehängten und alle verlinkten Dokumente. Funktioniert einfach und genial mit der Such-Leiste links unten oberhalb des Notizfensters.

So – das reicht erstmal, um euch Lust auf ein bisschen Antesten zu machen. Im nächsten Beitrag geht’s dann um weitere Features. Und dann legen wir noch den GTD-Layer darüber und schon könnt ihr ganze Projektportfolios abwickeln!

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