Das Pareto-Prinzip in der Beratung – oder ein Plädoyer für die letzten 20%

Beim ParPareto_prinzipeto-Prinzip handelt es sich um eine Beobachtung der Reichtumsverteilung in Italien zu Beginn des 19. Jahrhunderts.

Vilfredo Pareto untersuchte die Vermögensverteilung in Italien und fand heraus, dass ca. 20 % der Familien ca. 80 % des Vermögens besitzen.

Gemäß dem Ansatz das Rad nicht neu zu erfinden wurde daraus die 80/20-Regel. Diese besagt, dass man mit 20% des Aufwands 80% des Ergebnisses erhält. Wann sind 80% genug, wann müssen es 100% sein? Weiterlesen

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Synology Cloud Station – IP-Adresse ändern ohne Client neu aufzusetzen

Ein NAS (Network Attached Storage = Netzwerkdatenspeicher) ist heutzutage eine toller Ersatz für frühere Fileserver, bietet aber noch wesentlich mehr. Die Synology-Geräte ab Version DSM 4.0 haben neben dem RAID-1 und zig anderen mehr oder weniger tollen Features auch einen Cloud-Dienst eingebaut.

Auf jedem Endgerät, das man mit dem eigenen NAS synchronisieren will, installiert man den Synology Cloud Station Client und schon werden alle Dateien, die in festgelegten Verzeichnissen geändert/erstellt/gelöscht werden an alle verbundenen Geräte synchronisiert und nebenbei natürlich auch auf dem NAS gespeichert. Und das hoffentlich ohne Synchronisation zu sämtlichen Geheimdiensten, speziell wenn man sich im eigenen Netzwerk befindet und keinen Keylogger, Malware oder Rootkit betreibt. Dropbox, Google Docs, etc können das nichtmal mit HTTPS-Verschlüsselung garantieren. Einzig Wuala stellt einen relativ sicheren Dienst bereit. Bisher liegen keine Informationen vor, dass die NSA den Schlüssel geknackt hätte. Wenn doch, dann ist noch kein Wistleblower damit rausgerückt.

Synology NAS bietet auch eine Funktion zur Synchronisation via Internet. Das möchte ich aber aus oben erwähnten Gründen nicht. Als einfachen Workaround, um nicht via Internet zu synchronisieren gibt man bei der Installation der Client-Software einfach die interne IP-Adresse des NAS-Servers im lokalen Netzwerk an. Dadurch wird der Sync nur durchgeführt, wenn sich das Endgerät entweder via VPN oder physisch im eigenen Home-Netzwerk befindet (Ja, das Synology NAS bietet genialer Weise sowohl VPN als auch PPTP an (PPTP sollte man natürlich vermeiden)).

Soweit – so optimal, so lange die Netzwerkkonfiguration im Heimnetzwerk unverändert bleibt. Wenn sich die Konfiguration jedoch ändert bietet der Synology Cloud Station Client keine Möglichkeit die IP-Adresse des NAS zu ändern – man muss den Client deinstallieren und neu aufsetzen. Das ist mühsam und – dank eines kleinen Workarounds – unnötig:

Um ohne Neuaufsetzen des Clients auf eine geänderte IP des NAS zu reagieren geht man wie folgt vor:

Voraussetzungen:

  • Firefox und SQLite-Manager Plugin
  • Im Explorer versteckte und Systemdateien einblenden (Dazu gebe ich hier keine Anleitung. Wem das „griechisch“ vorkommt, der sollte dann vielleicht doch lieber die Software deinstallieren und neu aufsetzen.)
  • Cloud Station Client ist beendet

Durchführung:

  • Firefox starten. Im Menü „Firefox“ den Punkt „Web-Developer“ und dann „SQLite-Manager“ auswählen.

NAS_Firefox

  • Datei öffnen – Benutzerverzeichnis->Appdata->local ->Cloudstation->DB->sys.sqlite öffnen.
  • Den Eintrag für die Server-Verbindung auswählen, öffnen und die neue IP-Adresse eintragen:

NAS_IPChange

  • Im Sicherheitsdialog die Änderung bestätigen
  • Cloudstation Client starten
  • Freuen!

Ich hoffe, dass der ein oder andere Synology-User diese Seite findet und sich die lähmende Sucherei in der Registry und überall sonst erspart. Der o.a. Vorgang (wenn Firefox schon installiert ist) dauert je Endgerät keine 2 Minuten.

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GTD mit Freemind – das Sahnehäubchen

Bei Bedarf (und nach einiger Übung im Umgang mit dem System an sich) bietet Freemind noch ein paar Funktionalitäten, die das Leben als Berater einfacher machen können – wie immer je nach der individuellen Beratungssituation. Diese zusätzlichen Features sind:

  • Knotenattribute
  • Filter
  • Clones

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GTD mit Freemind – Punkte mit Leben füllen = Potential des Systems nutzen

Bisher haben wir eine recht passable Umsetzung des GTD-Systems von David Allen in Freemind gesehen. Es gibt zig Systeme am Markt, sogar mehrere Leute, die die GTD-Prinzipien in Evernote übernehmen, z.B. The Secret Weapon. Andere schwören auf Papiersysteme, z.B. soll es helfen, die Todo-Liste jeden Tag sauber neu zu schreiben (so mit Bleistift und Papier, etc.). Jeder soll für sich herausfinden, mit welcher Umsetzung er am Besten kann.

An der Freemind-Implementierung schätze ich die klare aber gleichzeitig flexible Struktur, die Details zu den einzelnen Punkten und vor allem aber auch die Möglichkeit des Rauszoomens an die Oberfläche.

Zu jedem beliebigen Zeitpunkt hat man einen Überblick der Themen, die aktuell bearbeitet werden, die man vor sich her schiebt, die erledigt wurden und die noch schlummern.

In den vorigen Posts haben wir nur nächste Schritte definiert und Tasks zwischen verschiedenen Ordnern hin- und hergeschoben. Das ist schon nicht schlecht, wir können aber mehr. Nachdem Freemind kein reines GTD-Tool ist sondern einfach ein (genialer) Mindmapper sind uns kaum Grenzen gesetzt wenn es um weiterführende Informationen geht. Abhängig von der jeweiligen Beratersituation können manchmal folgende Unterpunkte in Tasks Sinn machen:

  • Links
  • Details
  • Status
  • Restaufwand
  • Team
  • Track
  • Arbeitspaketnummer
  • Steps
  • <uvm>

fm_task_ohne_history

In dieser Ansicht (die natürlich jeder für sich individuell nach seiner Situation anpassen kann und soll) sind sämtliche Informationen für die Bearbeitung dieses Punktes dargestellt. Wenn man das Tool richtig verwendet kann man nachträglich auch sehen, warum man bestimmte Entscheidungen getroffen hat, wo der Task jetzt steht und wie es weitergehen soll. Wie sich der Task entwickelt hat ist in der History abgelegt (wenn der NTask erledigt ist, wird er einfach in die History verschoben) und bei Bedarf jederzeit einblendbar. Dazu kann Freemind auch Datum und Uhrzeit anzeigen, wann jeder einzelne Eintrag erstellt bzw. bearbeitet wurde:

fm_Task_mit_history

Spontanität: Trifft man in einem Meeting auf einen Kollegen und hat ungeplant ein paar Minuten Zeit kann man gemeinsame Themen durchgehen, Ergebnisse aufschreiben und gleiche Folgeaktivitäten vereinbaren.

fm_kontext_chef

Flexibilität: Punkte können blitzschnell aus „Irgendwann/Vielleicht“ in die Top-Prio wechseln – sei es durch äussere Umstände oder auch durch plötzliche Selbsterkenntnis. Der Vorteil von Freemind liegt darin, die mit dem Punkt verbundenen Informationen nicht zu verlieren und auf einen Schlag bei Bedarf parat zu haben. Selbst nach vielen Monaten braucht es oft nur wenige Minuten um sich mit einem als erledigt gedachten Punkt wieder vertraut zu machen – einfach, weil noch alle Informationen da sind.

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GTD mit Freemind – Monatsordner umverteilen, Tagesstart und Tagesabschluss

Monatsordner

Bei der Bearbeitung des Eingangs (und in der Folge ständig) finden wir Punkte, die aktuell keine Aktivität zulassen aber in Zukunft wieder Zuwendung brauchen. Ein Ziel für solche Punkte kann z.B. ein Folgemonat sein. Auch aus unseren Aufgaben der einzelnen Tage können Punkte in Folgemonate wandern, weil aktuell keine Aktivitäten möglich sind oder wir schlicht keine Kapazität zur Bearbeitung haben.

Am Ende des aktuellen Monats öffnen wir den Ordner des Folgemonats und verschieben die Punkte entweder zu einem passenden Tag im Tagesordner oder in eines der Folgemonate zur späteren Bearbeitung

Die Entscheidung, wohin der Punkt kommt hängt von vielen Faktoren ab, z.B. der aktuellen Auslastungssituation, dem Überhang, den wir in das nächste Monat mitnehmen, Urlauben oder sonstiger Beeinträchtigung der Kapazitätssituation und vielem mehr.

Freemind GTD Produktivität Monate verschieben

Monate verschieben

Haben wir alle Punkte aus dem kommenden Monat verteilt verschieben wir den Knoten auf den Monats-Sammelknoten und lassen ihn dort fallen. Dadurch wird der soeben geleerte Monat wieder in der Liste als letzte Position angefügt.

Das geht wesentlich schneller als den Knoten händisch nach unten zu schieben. Das Verhalten funktioniert ident in allen anderen Knoten, also auch im Tagesfolder.

Wenn wir dort z.B. 3 Tage gleichzeitig markieren (Wochenende) und auf den Tages-Sammelknoten verschieben werden sie in der ursprünglichen Reihenfolge unter den letzten Einträgen angefügt.

 

Tagesstart

fm_tag_vorbereiten

Jeden Abend oder jeden Morgen starten wir damit, die Tasks, die im nächsten Tagesordner bereit liegen, zu verschieben. Auch hier sind wieder viele Faktoren ausschlaggebend für unsere Entscheidung. Die Dokumentation des nächsten Schrittes gibt uns eine schnelle Orientierung. Ziele für die Knoten können sein:

  • Aktuell/Heute
  • Einer der folgenden Tag im aktuellen Monat
  • ein Kontext
  • anderer Monat
  • Vielleicht/Irgendwann

Ist der Tagesknoten endlich leer verschieben wir ihn auf den Tages-Gruppenknoten, auf dass er wieder ganz unten angereiht wird.

Tagesabschluss

Am Ende jedes Arbeitstages wird Aktuell/Heute geleert. Ganz bewusst sollen die Punkte, die zwar für den aktuellen Tag geplant waren, aber nicht erledigt werden konnten verschoben werden, auch wenn wir sie morgen wieder anpacken möchten. Eventuell gibt’s noch den einen oder anderen Kommentar einzufügen, aber dann weg mit dem Punkt. Natürlich wird spätestens jetzt auch der Eingang geleert – die Punkte im Eingang mit den nächsten Schritten ausgeprägt und an ihr Ziel verschoben. Am Ende des Tages sieht die Mindmap so aus:

Freemind Mindmap aufgeräumt. Leerer Eingang, leere Todo-Liste

In diesem Zustand kann man ruhigen Gewissens den Tag beenden. Man ist sicher, nichts vergessen zu haben. Dinge, die einem jetzt noch einfallen kann man natürlich jederzeit im Eingang parken. Ich persönlich verwende nach dem Tagesabschluss einen Notizblock für Einfälle und übertrage ggfs. dessen Inhalt am nächsten Morgen in den Eingang.

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Eine GTD-Variante – Schritt 3 – Eingang aufarbeiten

Im Schritt 2 haben wir unseren Eingang gefüllt und danach eine schöpferische Pause eingelegt. Der Eingang kann jetzt je nach Granularität und persönlicher Situation gerne 500 oder mehr Einträge haben.

Als ich diesen Prozess gestartet habe fühlte ich mit beeindruckt von der Menge der Aufgaben. Auch ein bisschen ängstlich und überwältigt. So klar hatte ich meine Aufgabensituation noch nie gesehen.

Jetzt ist die Bugwelle am höchsten, aber wir beginnen schon damit, die Dinge aus der Inbox wegzuarbeiten. Der Prozess an sich wurde schon mal in diesem Artikel vorgestellt. Jetzt sehen wir uns das in der Praxis unter Verwendung von Freemind an.

Der erste Schritt ist, sich klar zu machen, worum es bei diesem Punkt geht und ob etwas getan werden muss. In der Muster-Mindmap ist der erste Punkt „5kg abnehmen“. Es handelt sich ganz offensichtlich um ein längerfristiges Projekt. Wir sollten einen Plan erarbeiten, wie wir die 5kg Gewichtsverlust erreichen. Das klingt nach einem guten nächsten Schritt – und darum geht es bei der Verarbeitung der Inbox. Da wir gerade im Massenmodus sind, reicht uns diese Aussicht erstmal. Wir positionieren die Maus über dem Knoten und drücken die <EINFG>-Taste – ein Tochterknoten wird geöffnet. Wir nennen diesen „NTask“ oder „Next“ oder „NAktion“ oder „NSchritt“ oder was auch immer.

Wichtig ist, dass wir den gewählten Begriff konsistent in allen folgenden Punkten verwenden. Das Auge gewöhnt sich im Laufe der Zeit daran, die Mustererkennung schlägt zu und die Bearbeitung der Mindmap wird einfach schneller, wenn wir so oft wie möglich die gleichen Strukturen verwenden.

Nocheinmal <EINFG> erzeugt erneut einen Unterknoten. Dort vermerken wir, dass wir erstmal einen Plan erstellen möchten.

fm_eingang_5KG_mit_NTASK

Freemind-Knoten mit der nächsten Folgeaktivität versehen

Die Mindmap sieht in diesem Bereich jetzt so aus:

Die Unterscheidung, ob es sich um ein Ziel oder um eine Aufgabe handelt müssen wir jetzt noch nicht treffen – wichtig ist die Festlegung vom nächsten Schritt zum jeweiligen Knoten.

Fast schon sind wir diesen Task aus unserem Eingang los – wir stellen uns noch die Frage, ob der Task in <= 2 Minuten erledigt werden kann, dann würden wir ihn sofort erledigen. In diesem Fall wohl eher nicht, also bleibt jetzt nur mehr die Entscheidung offen, in welchen Ordner wir diesen Punkt verschieben möchten:

  • „Irgendwann mal vielleicht“
  • Tage/Monate
  • Kontext
  • Heute

Diesen speziellen Punkt möchte ich in einem späteren Beitrag gesonderte Aufmerksamkeit widmen, für das aktuelle Beispiel verschiebe ich nach „Irgendwann mal vielleicht“. Dazu wird der Knoten (5kg abnehmen) mit der linken Maustaste geklickt, festgehalten, runtergezogen auf „IWann“ und dort fallengelassen, in dem die linke Maustaste losgelassen wird.

fm_eingang_5kg_move

Knoten vom Eingang nach IWann verschieben

Weiter geht es mit dem nächsten Punkt, der Lese-Liste. Der nächste Schritt kann hier sein die Bibliothek aufzuräumen. Wir nehmen uns diesen Task für den nächsten Monat vor, verschieben ihn also in „Monate“ und dort zum nächsten Monat. Dazu klicken wir vorher auf den Knoten „Monate“ damit sich die Struktur öffnet:

fm_eingang_Leseliste_move

Knoten Leseliste in den nächsten Monat verschieben

Jetzt ist das Geburtstagsgeschenk an der Reihe. Nächster Schritt wird hier sein zu ermitteln, was wir für <xy> organisieren möchten. Das muss aber bald geschehen – der Punkt kommt unter „Tage“, am Besten auf morgen. Wir schließen die Monate und öffnen den Tage-Knoten. Anschließend verschieben wir den Task:

fm_eingang_Geburtstag_move

So arbeiten wir jeden Punkt im Eingang durch. Was ist der nächste Schritt und wann kann ich den erledigen?

Die fertige Muster-Mindmap gibt es hier – inklusive einigen Vorgriffen. Bisher sind die Punkte recht flach gehalten. Alles, was wir bisher getan haben könnte man mit jedem anderen Tool auch tun – selbst ein einfaches Word-File würde sich dafür eigenen.

Bald geht’s darum, wie wir die einzelnen Punkte mit Leben füllen und letztlich auch darum, wie man besser, schneller, genauer Dinge erledigen kann und dabei gleichzeitig Platz für Kreativität schafft.

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Eine GTD-Variante – Schritt 2 – den Eingang füllen

Im letzten Beitrag haben wir das Gerüst einer GTD-Mindmap aufgebaut. Das File dazu gibt es hier zum Download.

Die Mindmap sieht aktuell so aus:

fm_mindmap1_fertig

Für das Beispiel werde ich die Personen und Kontexte belassen. Es geht jetzt, wie angekündigt darum, den Eingang zu füllen.

Wir gehen aktuell davon aus, dass wir hier erstmalig GTD einsetzen. Für diesen erstmaligen Einsatz emfpielt David Allen – der geistige Vater der Methode – ein Wochenende, an dem alle offenen Punkte gesammelt werden. Diese Punkte werden gnadenlos in den Eingang gepackt. Egal was, egal woher.

Wir trennen nicht nach privaten oder beruflichen Themen. Die Gebiete, die Input für den Eingang liefern sind so individuell wie das eigene Leben. Was auch immer einem im Kopf herumschwirrt soll erstmal in die Inbox.

GTD_Sammlungs_prozess

Wenn die Sammlung beim ersten Anlauf nicht 100% komplett ist macht das nichts. Je mehr man gesammelt hat, desto größer ist die mentale Erleichterung – gleichzeitig auch der Schock, wie viel man mit sich rumträgt!

  • Gedanken werden einfach eingegeben
  • Elektronische Dokumente in Arbeit werden einfach verlinkt (z.B. aus dem Explorer in die Mindmap ziehen oder einen Punkt manuell eingeben und mit <STRG>+<SHIFT>+K die Datei oder das Verzeichnis auswählen
  • Referenzen auf Verzeichnisse oder auch einzelne Dokumente zwecks Archiv werden ebenfalls verlinkt
  • Kniffliger wird es bei E-Mails. Outlook bietet Möglichkeiten E-Mails lokal abzulegen und anschließend zu verlinken. In manchen Fällen mag es notwendig sein schlicht einen Knoten mit dem Verweis auf einen Ordner im Mail-Client zu legen (es geht nicht darum, GTD religiös zu verfolgen – es geht darum effizienter zu werden)
  • Bücher, Zeitschriften, Rechnungen etc. werden entweder händisch eingegeben oder auch mit dem Smartphone fotografiert, gesnyct und anschließend verlinkt.

Eine echte Liste ist viel länger, für die Demonstration des Vorgehens reicht diese Auswahl:

fm_eingang_voll

Download der Mindmap in diesem Zustand.

Ist die Liste erstmal vollständig ist es an der Zeit sich eine Pause zu gönnen. Gedanken oder Ideen während der Pause (oder ganz egal wann) werden einfach unten im Eingang hinzugefügt (Maus über „Eingang“ positionieren und „Einfg“-Taste drücken).

Im nächsten Artikel geht’s weiter mit der Verarbeitung der Einträge im Eingang.

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